L’adoption de nouveaux logiciels dans les entreprises soulève souvent des interrogations. Et pourtant, bien menée, cette transformation digitale a un impact positif sur la productivité des équipes. En orchestrant minutieusement ce bouleversement, on peut nettement améliorer l’efficacité au travail. C’est la raison pour laquelle il est primordial de bien saisir les enjeux d’un tel virage technologique dès les prémices.
Lorsqu’une entreprise décide d’adopter de nouveaux outils technologiques, un certain scepticisme de la part des utilisateurs est absolument naturel et prévisible. Cette inertie face à la nouveauté trouve son origine dans l’appréhension de devoir modifier en profondeur des habitudes bien ancrées.
Dès lors, cette perplexité initiale vis-à-vis de solutions software inédites ne doit nullement être considérée comme une fin de non-recevoir.
De facto, toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, aura à composer avec cette réticence lors du déploiement d’un nouveau système d’information.
Pour autant, plusieurs pistes permettent de préparer convenablement le terrain et ainsi favoriser une adoption sereine de ces nouveaux logiciels.
Tout d’abord, une communication limpide sur les tenants et aboutissants du projet auprès de l’ensemble des parties prenantes est indispensable.
Par ailleurs, la mise en place de formations exhaustives, sur mesure, doit impérativement accompagner ce changement technologique. En outre, disposer de ressources d’aide et de canaux d’échanges permettant d’écouter les interrogations des utilisateurs contribue à réduire leurs craintes.
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Lors du déploiement d’un nouveau logiciel en entreprise, il est fréquent de constater une grande disparité dans les réactions des différents groupes d’utilisateurs. Si certains se montrent enthousiastes et volontaires dès le départ, d’autres font preuve d’une prudence légitime, tandis que d’aucuns se révèlent carrément sceptiques, voire réfractaires.
Les enthousiastes, généralement plus jeunes et déjà familiers des nouvelles technologies, constituent de précieux ambassadeurs du changement. Leur motivation à expérimenter les nouveaux outils fait d’eux des relais incontournables pour convaincre et entraîner les autres collaborateurs plus réticents. En s’appuyant sur ces ambassadeurs volontaires, l’entreprise consolide les chances d’une adoption rapide et pérenne des solutions déployées.
Parallèlement, il convient d’accorder une attention particulière aux profils prudents. S’ils ne rejettent pas d’emblée le changement, ces utilisateurs restent dans l’expectative, nécessitant davantage d’explications et de démonstrations avant de se lancer. Une formation complète, appuyée par un accompagnement permanent, permettra de lever leurs interrogations et de les rassurer progressivement.
Quant aux sceptiques, un suivi rapproché s’impose pour les amener, pas à pas, à percevoir les bénéfices concrets des nouveaux outils. Présenter des cas d’usage adaptés à leurs besoins spécifiques, leur proposer des ateliers pratiques sur leurs problématiques métier ou encore les impliquer dans des groupes de travail dédiés contribuera à dissiper leurs doutes.
Enfin, pour les réfractaires, il faut dans un premier temps accepter cette position de blocage plutôt que de la combattre frontalement, sous peine d’attiser les résistances.
Identifier ces différents profils et adapter les actions de déploiement pour chaque groupe représente ainsi un enjeu capital dans la conduite du changement.
L’automatisation permise par les nouveaux logiciels représente un levier de productivité incontestable. En se substituant aux tâches manuelles fastidieuses et répétitives, ces outils déchargent les utilisateurs d’un nombre conséquent d’opérations chronophages.
Dès lors, les collaborateurs peuvent se recentrer sur des missions stratégiques à forte valeur ajoutée, en consacrant leurs ressources cognitives aux activités les plus créatives et qualitatives.
Au-delà du seul gain de temps (déjà très bénéfique), l’adoption de nouveaux logiciels induit une profonde simplification des processus métiers.
L’ergonomie intuitive des interfaces, souvent orientées par les méthodes du design thinking, facilite grandement l’utilisation et l’appropriation par les équipes.
De surcroît, l’automatisation des workflows réduit la complexité des circuits en fluidifiant la circulation des informations et des documents entre services.
Aussi, la centralisation des données au sein d’un système unifié, permettant une vision à 360 degrés, élimine les problématiques de silos applicatifs autrefois préjudiciables.
L’intégration des différents outils au sein d’un environnement cohérent et interopérable offre, par ailleurs, un gain d’efficacité notable dans la réalisation concrète des missions des collaborateurs.
Enfin, en promouvant des modes de travail plus collaboratifs et transverses, ces logiciels démultiplient la productivité collective au sein des entreprises.
Le partage et la diffusion simplifiée des données, les fonctionnalités de travail simultané sur documents ou même l’usage de solutions de communication unifiées fluidifient les échanges et permettent d’accélérer significativement les processus décisionnels et opérationnels.
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Une composante déterminante dans la réussite d’un projet de transformation digitale réside donc dans les efforts de formation déployés en amont et sur le long terme.
En effet, aussi intuitive et ergonomique soit une nouvelle solution, son adoption pérenne par les utilisateurs ne pourra être effective que s’ils disposent des compétences nécessaires pour l’exploiter pleinement.
Dès lors, la mise en place d’un programme complet de formations, adapté aux différents profils et niveaux d’expertise, s’impose tout naturellement.
À ce titre, les sessions présentielles classiques en salle, animées par des formateurs qualifiés, demeurent incontournables pour poser les bases fonctionnelles et permettre aux apprenants d’expérimenter concrètement les outils.
Parallèlement, le e-learning sous diverses formes (MOOC, webcasts, tutoriels vidéo, supports multimédias) offre une formidable complémentarité en termes de mise à niveau continue et d’accès permanent aux ressources pédagogiques. Ces modalités digitales favorisent un apprentissage en situation de travail et permettent d’intégrer progressivement les connaissances.
Le recours à des coachs métier ou à des superutilisateurs peut également être un bon moyen d’accompagner individuellement les collaborateurs dans leurs usages spécifiques des logiciels et de lever d’éventuels blocages.
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Même si passer au numérique reste un défi de taille pour une entreprise, les bénéfices sur la productivité constituent une motivation de poids. En effet, déployer intelligemment de nouveaux logiciels optimise grandement les processus métiers. Ce profond changement dans les modes de travail, au-delà des premières réticences, permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Mener à bien cette transformation numérique est donc un atout indéniable pour assurer la pérennité et la compétitivité des organisations, dans un environnement économique mouvant par nature.
