85% des métiers de 2030 n’existent pas encore, selon une étude de Pôle emploi. Intelligence artificielle, robotique, métavers, les nouvelles technologies et les nouveaux outils se multiplient. Si bien que, selon une étude de Cegos, 43% des collaborateurs ont le sentiment de ne plus avoir les compétences nécessaires pour exercer leur métier de manière efficace. Alors, pour embarquer ses équipes et se préparer à cette transition, la première étape pourrait bien être de créer son tutoriel sur-mesure.
Tous les travailleurs de la fonction Achat savent à quel point il est important de maîtriser les outils numériques liés à cette activité. Cependant, il peut être difficile pour vos collaborateurs et fournisseurs de s’adapter à la digitalisation de la fonction Achat et de comprendre comment utiliser efficacement les logiciels de pilotage, de e-sourcing ou de e-procurement. Les tutoriels sont alors une solution efficace pour aider vos équipes à prendre en main leur système d’information Achats. Que ce soit pour apprendre à publier une grille pour un projet sur Synertrade, sélectionner un budget sur Ivalua ou encore ajouter des lignes de commande sur Oracle, les tutoriels pas à pas permettent de guider vos utilisateurs à chaque étape.
Pour créer un tutoriel efficace, il est important de commencer par identifier les besoins de vos utilisateurs et de déterminer les objectifs que vous souhaitez atteindre. Posez-vous les bonnes questions pour comprendre les besoins réels derrière cette formation au logiciel SI Achats. Par exemple, pourquoi avez-vous besoin d’un tutoriel ? Quels sont les défis spécifiques auxquels vos collaborateurs, manager et partenaires sont confrontés lorsqu’ils utilisent votre logiciel ? En répondant à ces questions, vous pourrez définir des objectifs concrets pour votre tutoriel. Vous pourrez alors favoriser l’automatisation des processus d’approvisionnement sur votre logiciel d’e-procurement et faciliter la gestion des appels d’offres sur votre logiciel d’e-sourcing.
Le tutoriel pourra également apprendre aux collaborateurs à centraliser les données sur leur SI Achats pour éviter les erreurs humaines. Une formation qui améliorera de fait la performance des utilisateurs et leur engagement sur leurs outils SI Achats. Ce gain de performance réduira de facto les coûts de formation et de support au SI Achats.
Se former au SI Achats Ivalua
Si vous souhaitez créer un tutoriel pour former vos utilisateurs au SI Achats Ivalua, mais que vous ne savez pas comment identifier leurs besoins et définir les objectifs de votre tutoriel, voici quelques étapes à suivre.
Tout d’abord, il est nécessaire de se poser trois questions :
Quelles sont les fonctionnalités indispensables du logiciel ?
Quels sont les points bloquants pour vos utilisateurs ?
Quelles sont les erreurs les plus courantes déjà identifiées sur Ivalua ?
Une fois les besoins de vos utilisateurs identifiés, vous pouvez définir les objectifs de votre tutoriel. Par exemple, vous pouvez aider vos utilisateurs à :
Créer un contrat
Évaluer des achats
Rechercher des demandes d’achat
Créer une demande d’achat AMOA
Envoyer une commande à un fournisseur
Comme toujours, pour créer un tutoriel efficace pour votre SI Achats, commencez par déterminer les besoins de vos utilisateurs. Une étape fondamentale qui vous permettra de définir les objectifs de votre tutoriel et de choisir les sujets à aborder. Consultez ensuite vos équipes pour voir s’il existe déjà une documentation qui pourrait servir de base pour votre tutoriel. Enfin, utilisez des contenus visuels comme des images, des GIFs et des vidéos pour rendre votre tutoriel plus dynamique. L’apprentissage est d’autant plus efficace quand il est vécu comme un jeu, et non comme une contrainte. Pour cela, n’hésitez pas à lorgner, par exemple, sur les plates-bandes du serious game.
Une fois le tutoriel créé, il aura besoin d’être testé avec un groupe d’utilisateurs qui aura pour charge de partager leurs commentaires et suggestions. Ces retours apporteront la matière qui permettra de réaliser les ajustements nécessaires avant de diffuser le tutoriel à l’ensemble des équipes.
K-STUDIO est un logiciel auteur e-learning, qui permet de créer des contenus de formation interactifs 100% réalistes, pour maîtriser votre SI Achat. Plus souples et plus économiques qu’un environnement de formation, ces capsules pédagogiques permettent de former par la pratique en présentiel, à distance ou en e-learning.
La dernière étape essentielle pour mettre en place votre tutoriel est de mesurer ses résultats. Vous devez, pour cela, déployer des outils de suivi et de mesure afin de calculer le retour sur investissement (ROI) de votre tutoriel. Il est donc nécessaire d’établir, au préalable, des indicateurs de performance (KPI) en relation avec vos objectifs pour mesurer l’efficacité de votre tutoriel. Vous pourrez ainsi évaluer si votre tutoriel est performant et s’il répond aux besoins identifiés et aux objectifs établis lors de la première étape. L’important est de s’assurer que le tutoriel facilite bien une utilisation plus efficace du SI Achats par les utilisateurs et qu’il permet une meilleure expérience numérique et un meilleur engagement sur le SI Achats.
K-NOW, plateforme d’adoption digitale, guide vos équipes dans l’adoption des modules de votre SI Achat, comme un GPS applicatif. Guidages intelligents, alertes, notifications, feedbacks mais également panneau d’onboarding et visites guidées en temps réel… Tout y est pour une prise en main facile et fluide.
