Transformation digitale et pandémie de Covid-19 ont profondément modifié le quotidien et l’organisation des entreprises, ces dernières années. En Île-de-France, c’est près de 45% des salariés qui auraient accès au télétravail aujourd’hui. Les collaborateurs de nombreuses organisations ont désormais la possibilité de travailler de manière flexible dans un environnement numérique en complément des environnements physiques traditionnels. La transition vers une véritable digital workplace est devenue incontournable. Mais qu’est-ce que la digital workplace et comment peut-il améliorer l’efficacité et la productivité de votre entreprise ? Découvrez les avantages du travail collaboratif numérique et les meilleures pratiques pour tirer parti de ces technologies.
La digital workplace (ou lieu de travail digital) se définit comme une plateforme qui permet de réunir et de partager des informations et des outils entre les différents collaborateurs d’une entreprise, quel que soit leur emplacement. Il comprend des outils et des technologies pour améliorer la communication et la collaboration entre les employés et leurs clients. Il offre également des outils pour améliorer la gestion de documents, l’efficacité et la productivité des employés.
L’objectif principal du digital workplace est de simplifier et de centraliser l’accès à ces différentes connaissances. Ainsi, elle va au-delà de la simple informatisation des processus, et englobe l’ensemble des technologies utilisées par les collaborateurs.
Teams, côté Microsoft, ou Gmail et la Gsuite, côté Google, sont deux exemples de digital workplaces.
La mise en place d’une digital workplace présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Tout d’abord, elle améliore la communication interne en favorisant l’échange d’informations et la collaboration entre les différentes équipes et départements, promettant davantage de souplesse et d’efficacité dans les échanges internes et externes. Les outils de communication, tels que les messageries instantanées et les visioconférences, permettent aux employés de rester connectés et de travailler de manière synchronisée, même à distance.
Ensuite, la digital workplace structure et rationalise la collaboration entre les équipes en offrant des outils de partage de documents, de gestion de projets et de travail collaboratif. Elle permet de travailler ensemble de manière transparente, de partager des idées et des informations, et de coordonner les actions plus efficacement.
De plus, la digital workplace améliore la productivité en offrant aux employés un accès rapide et facile aux outils et aux informations nécessaires à leur travail. Une étude publiée par Deloitte en 2020 notait une progression de la productivité de l’ordre de +7% en moyenne. En permettant l’automatisation de certaines tâches et la réduction de certains délais, elle favorise l’efficacité opérationnelle.
Enfin, la digital workplace contribue à la satisfaction des collaborateurs en leur offrant une expérience de travail moderne et flexible. Les équipes peuvent bénéficier d’une plus grande autonomie, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Pannes informatiques, cyber-attaques, interruption de la chaîne d’approvisionnement, défaillances internes… De nombreuses circonstances peuvent venir perturber les opérations d’une entreprise. Dans ces contextes, la digital workplace joue un rôle crucial pour permettre la continuité des activités de l’entreprise. Son objectif ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d’une organisation au sein d’une plateforme de travail commune.
Les services cloud et les outils de collaboration en ligne permettent aux employés de rester connectés et de poursuivre leur travail, même en dehors du bureau. Les données et les applications sont accessibles à distance, ce qui garantit la continuité des opérations, même en cas de perturbations majeures. De plus, la digital workplace offre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles de l’entreprise, en garantissant leur confidentialité et leur intégrité.
La mise en place d’une digital workplace bien structurée et adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise est donc essentielle pour assurer une continuité d’activité efficace et sécurisée.
Pour optimiser les avantages de la digital workplace, il est crucial de choisir les bons outils et les bonnes solutions.
Voici quelques-uns des outils indispensables :
Il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères lors du choix des outils pour votre digital workplace, tels que leur compatibilité avec les systèmes existants, la sécurité des données, l’évolutivité ou encore la qualité du support client.
Il est recommandé d’impliquer la direction technique mais également les utilisateurs finaux dans le processus de sélection, en tenant compte de leurs besoins et de leurs préférences.
Au-delà de l’élaboration d’une stratégie et de l’implémentation des outils dédiés au digital workplace, les organisations sont confrontées à des défis en termes de gouvernance, de risques et de sécurité. Cela implique des questions essentielles telles que la gestion des données, la définition des rôles et responsabilités des différentes parties impliquées, ainsi que la formation de vos collaborateurs.
L’un des défis majeurs de la digitalisation du travail concerne les données et leur sécurité. D’après l’étude publiée par le World Economic Forum en 2022, une entreprise sur deux a subi au moins une attaque au cours de l’année. Par ailleurs, il est indispensable de se conformer aux dernières versions des réglementations en cours (RGPD notamment.)
Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :
Le déploiement d’une digital workplace est un projet complexe qui nécessite une planification et une gestion minutieuses. Il implique plusieurs étapes essentielles :
A chaque étape du processus, la communication est clé : elle permet d’expliquer les changements, de gérer les attentes et de recueillir les retours d’information. Par ailleurs, une bonne communication aide à maintenir la continuité des opérations pendant le processus de déploiement et assure une transition en douceur vers le nouvel environnement de travail numérique.
Une communication interne efficace est le pivot de toute digital workplace. Elle permet de partager les informations, de faciliter la collaboration, de motiver les équipes et de renforcer la culture d’entreprise. En adoptant des outils de communication numériques, vous pouvez rendre la communication plus agile et transparente, en éliminant les barrières géographiques et temporelles. Une bonne communication interne renforce également le sentiment d’appartenance et favorise l’engagement des employés, des aspects clés pour la réussite de toute transformation numérique.
