Optimiser l’efficacité des équipes RH devient un enjeu stratégique pour les entreprises. Mais comment y parvenir concrètement ? La cartographie des processus RH apporte une réponse pertinente. En offrant une vision précise des procédures et des acteurs, elle permet d’identifier rapidement les axes d’amélioration.
Une cartographie des processus consiste à modéliser de manière visuelle les différents processus d’une organisation pour obtenir une vue d’ensemble de leur fonctionnement.
Concrètement, la cartographie identifie et décrit précisément toutes les étapes composant les procédures RH, depuis leur déclenchement jusqu’à leur finalisation. Chaque activité est renseignée avec ses caractéristiques : inputs, outputs, acteurs impliqués, outils utilisés, délais, etc.
Les processus sont représentés sous forme de diagrammes, généralement des workflows. Ceux-ci illustrent les enchaînements des tâches, les boucles de validation, les circuits de décision, ainsi que les interactions entre les services.
Grâce à une lecture à la fois micro et macro, la cartographie constitue une référence complète sur l’organisation des processus RH. Elle documente précisément leur construction et leur fonctionnement interne. Par ailleurs, cette modélisation est indispensable pour gagner en efficacité.
Une cartographie des processus permet d’améliorer en profondeur l’organisation interne d’une entreprise. En modélisant précisément les procédures, elle offre une vision d’ensemble pour détecter les axes d’optimisation. La cartographie est ainsi un prérequis indispensable avant toute action de transformation des processus existants.
La cartographie vise également à fluidifier et simplifier les processus. En analysant finement chaque étape, elle identifie les irritants et les points de complexité à éliminer. Supprimer ces frictions innerve les procédures pour les rendre plus agiles.
Par ailleurs, la cartographie renforce la gouvernance des processus. En les documentant de manière exhaustive, elle établit des référentiels rigoureux compréhensibles par tous les acteurs. Cette documentation constitue un standard pour le pilotage des workflows.
Enfin, la modélisation des interactions de bout en bout dans les processus facilite la collaboration entre équipes. Chacun visualise précisément sa contribution dans le workflow global d’où une meilleure coordination.
Plusieurs avantages attendus à la constitution d’une cartographie des processus :
La cartographie offre donc une photographie extrêmement précise de l’organisation des processus, un préalable à l’action pour les faire gagner en performance.
Réaliser une cartographie des processus s’effectue selon une méthodologie rigoureuse en plusieurs étapes :
Il s’agit de formaliser les finalités de chaque workflow RH : à quoi sert-il ? Quelle valeur ajoutée délivre-t-il ? Quels résultats doit-il produire ?
Pour chaque processus, lister avec exhaustivité les livrables qui doivent être fournis à l’issue de son exécution.
Recenser tous les acteurs internes ou externes qui interviennent dans le déroulement des workflows RH.
Il s’agit ici de référencer les outils, les applicatifs, les documents, les moyens logistiques mobilisés dans l’exécution des tâches.
Identifier les cadres légaux ainsi que les règles métier qui s’imposent aux processus.
Modéliser précisément le séquençage des tâches, les validations, les boucles de décision pour chaque workflow.
Analyser les irritants et les gisements d’optimisation ou d’automatisation de chaque processus.
Cette méthodologie garantit une cartographie sur-mesure, un reflet fidèle de la situation existante, ce qui ouvre la voie à des perspectives d’évolution.
En conclusion, investir dans une cartographie approfondie des processus RH constitue un véritable levier de progrès. En modélisant avec minutie les procédures RH, la cartographie offre une compréhension approfondie de leur construction et de leurs interactions. Cette vision d’ensemble éclaire les leviers concrets à actionner pour fluidifier et optimiser l’organisation des processus.
Fortes de ces enseignements, les équipes RH peuvent engager une transformation en profondeur de leurs processus, gage d’une plus grande agilité et performance. La cartographie fournit ainsi un socle solide pour bâtir une organisation RH digitalisée, simplifiée et centrée sur la valeur ajoutée.
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