L’adoption de nouveaux usages et de nouveaux outils répond à un enjeu de développement pour l’entreprise. Les outils digitaux permettent, entre autres, d’augmenter la productivité des équipes, en leur dégageant du temps pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. Mais comment pouvez-vous être sûr que la mise en place de nouveaux logiciels sera un succès ?
L’introduction d’un nouvel équipement peut être difficile et les erreurs commises lors de cette phase peuvent avoir des conséquences pour votre entreprise. C’est pourquoi il est crucial d’avoir un plan d’action clair dès le début, pour garantir une implémentation réussie et avoir un ROI positif.
Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir l’implémentation d’un nouveau logiciel au sein de l’entreprise. Prêt à en savoir plus ?
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre les besoins de votre entreprise et de déterminer les fonctionnalités et les exigences du logiciel. Votre équipe projet doit travailler en parfaite harmonie et transparence avec le fournisseur du logiciel. Prenez le temps d’échanger sur ce qu’il est possible de faire ou non avec, si des améliorations via des mises à jour sont possibles, voire des aides, tutoriels ou autres pour faciliter la prise en main des utilisateurs.
En impliquant les parties prenantes dès le début du processus d’implémentation cela facilite pour garantir une adoption plus rapide du logiciel. Le changement fait souvent peur aux collaborateurs, mais le numérique doit être un outil, pas un obstacle. Prenez du temps en amont pour leur présenter les avantages du logiciel et les bénéfices qu’ils pourront en tirer. Ainsi, lors de leurs premières utilisations, ils adopteront une attitude positive plutôt que de rejet.
La planification du déploiement doit tenir compte des différents aspects du processus, notamment la formation des utilisateurs, les tests de validation et la gestion des risques. Les risques peuvent être humains – les utilisateurs vont-ils rejeter le logiciel ? En combien de temps vont-ils se l’approprier ? Leur productivité va-t-elle en pâtir ? – mais également liés aux données de l’entreprise – s’il y a un changement de logiciel, cela implique-t-il une migration de nos données ? En combien de temps peuvent-elles transférées ? Comment les sécuriser ? Autant de question à prendre en compte lors de sa planification.
Évaluez les coûts de l’implémentation, y compris les coûts de développement, de formation et de maintenance. Est-ce votre service informatique qui s’occupera de résoudre les incidents techniques, de gérer les interactions entre plusieurs applications métier et conséquences induites, de répondre aux questions des utilisateurs ? Ou préférez-vous laisser la gestion et le support au fournisseur ?
Choisissez les bonnes personnes pour la mise en œuvre du logiciel, en fonction de leur expertise et de leur expérience ! Les managers d’équipes bénéficient d’une bonne connaissance métiers et profitent d’une proximité avec les utilisateurs finaux. Les services RH, quant à eux, ont une vision d’ensemble du projet. Identifiez les interlocuteurs à privilégier pour la conduite de ce projet ; ils seront les mieux placés pour répondre aux craintes ou aux besoins divers. Aussi, il est important de déterminer dès le départ, avec le fournisseur logiciel, le niveau d’assistance garanti tout au long du déploiement.
Fournissez une formation adéquate aux utilisateurs pour garantir une adoption rapide et efficace. Plusieurs solutions existent, comme la formation en présentiel, la formation à distance synchrone, ou encore des tutoriels qui paraissent souvent longs et ennuyeux.
Et pourquoi pas un simulateur d’Application pour des formations interactives ? Avec notre logiciel Auteur e-Learning K-STUDIO, formez des centaines ou des milliers de collaborateurs pour qu’ils soient immédiatement opérationnels sur une nouvelle version logiciel (RH, Achats, CRM, ERP etc…). Vous pouvez réduire les temps et les coûts de formation de +55% et augmenter de +200% le niveau d’appropriation des apprenants !
Une implémentation de logiciel peut souvent entraîner une baisse de productivité et affecter le moral des employés. Certains collaborateurs peuvent se sentir découragés, voire dépassés. Il est donc essentiel de mettre en place un processus d’adoption digitale adapté à vos besoins à la fois, en termes de ressources et d’organisation.
K-NOW, plateforme d’adaptation digitale, guide vos équipes dans l’adoption des modules de votre ERP. Comme un GPS applicatif, guidages intelligents, alertes, notifications, feedback mais également onboarding, visites guidées en temps réel… tout y est pour une prise en main facile et fluide.
Évaluez régulièrement les performances du logiciel pour vous assurer qu’il répond aux besoins de l’entreprise et aux attentes des utilisateurs. Vos utilisateurs sont-ils à l’aise dans l’usage de vos applications, portails web, etc. ? Quelles sont les fonctionnalités réellement utilisées ? Quel est le palmarès des processus les plus utilisés et les moins empruntés ?
Mesurer l’adoption numérique peut être complexe, mais des solutions existent !Notre solution K-VALUE cartographie les usages et donne aux équipes métier les clés pour engager les actions correctives appropriées afin d’améliorer l’expérience utilisateur de votre logiciel.Elles intègrent formation, enrichissement des guidages, amélioration des paramétrages de l’application, révision des processus métier… Ne laissez pas l’adoption digitale de votre logiciel au hasard. Optez pour une approché stratégique et utilisez K-VALUE pour mesurer, améliorer et maximiser l’adoption numérique de vos applications dans votre entreprise.
