Les 8 étapes pour réussir la mise en place d'un nouveau logiciel métier
L’adoption de nouveaux usages et de nouveaux outils répond à un enjeu de développement pour l’entreprise. Les outils digitaux permettent, entre autres, d'augmenter la productivité des équipes, en leur dégageant du temps pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. Mais comment pouvez-vous être sûr que la mise en place de nouveaux logiciels sera un succès ? L'introduction d'un nouvel équipement peut être difficile et les erreurs commises lors de cette phase peuvent avoir des conséquences pour votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'avoir un plan d'action clair dès le début, pour garantir une implémentation réussie et avoir un ROI positif.
Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir l'implémentation d’un nouveau logiciel au sein de l’entreprise. Prêt à en savoir plus ?
1. Évaluez les besoins de l’entreprise
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre les besoins de votre entreprise et de déterminer les fonctionnalités et les exigences du logiciel. Votre équipe projet doit travailler en parfaite harmonie et transparence avec le fournisseur du logiciel. Prenez le temps d’échanger sur ce qu’il est possible de faire ou non avec, si des améliorations via des mises à jour sont possibles, voire des aides, tutoriels ou autres pour faciliter la prise en main des utilisateurs.
2. Impliquez les parties prenantes
En impliquant les parties prenantes dès le début du processus d'implémentation, cela facilite une adoption plus rapide du logiciel. Le changement fait souvent peur aux collaborateurs, mais le numérique doit être un outil, pas un obstacle. Prenez du temps en amont pour leur présenter les avantages du logiciel et les bénéfices qu’ils pourront en tirer. Ainsi, lors de leurs premières utilisations, ils adopteront une attitude positive plutôt que de rejet.
3. Planifiez le déploiement
La planification du déploiement doit tenir compte des différents aspects du processus, notamment la formation des utilisateurs, les tests de validation et la gestion des risques. Les risques peuvent être humains - les utilisateurs vont-ils rejeter le logiciel ? En combien de temps vont-ils se l’approprier ? Leur productivité va-t-elle en pâtir ? -, mais également liés aux données de l’entreprise - S’il y a changement de logiciel, cela implique-t-il une migration de nos données ? En combien de temps peuvent-elles être transférées ? Comment les sécuriser ? Autant de questions à prendre en compte lors de sa planification.
4. Évaluez les coûts
Évaluez les coûts de l'implémentation, y compris les coûts de développement, de formation et de maintenance. Est-ce votre service informatique qui s’occupera de résoudre les incidents techniques, de gérer les interactions entre plusieurs applications métier et conséquences induites, de répondre aux questions des utilisateurs ? Ou préférez-vous laisser la gestion et le support au fournisseur ?
5. Sélectionnez les bonnes personnes
Choisissez les bonnes personnes pour la mise en œuvre du logiciel, en fonction de leur expertise et de leur expérience ! Les managers d’équipes bénéficient d’une bonne connaissance métiers et profitent d’une proximité avec les utilisateurs finaux. Les services RH, quant à eux, ont une vision d’ensemble du projet. Identifiez les interlocuteurs à privilégier pour la conduite de ce projet ; ils seront les mieux placés pour répondre aux craintes ou aux besoins divers. Aussi, il est important de déterminer dès le départ, avec le fournisseur logiciel, le niveau d’assistance garanti tout au long du déploiement.
6. Formez les utilisateurs
Fournissez une formation adéquate aux utilisateurs pour garantir une adoption rapide et efficace. Plusieurs solutions existent, comme la formation en présentiel, la formation à distance synchrone, ou encore des tutoriels qui paraissent souvent longs et ennuyeux. Et pourquoi pas un simulateur d’Application pour des formations interactives ?
Avec notre logiciel Auteur e-Learning K-STUDIO, formez des centaines ou milliers de collaborateurs pour qu'ils soient immédiatement opérationnels sur une nouvelle version logiciel RH, Achat, outils collaboratifs, CRM ou ERP… Vous pouvez réduire les temps et les coûts de formation de +55% et augmenter de +200%* le niveau d'appropriation des apprenants !
7. Anticipez pour éviter une baisse de productivité
Une implémentation de logiciel peut souvent entraîner une baisse de productivité et affecter le moral des employés. Certains collaborateurs peuvent se sentir découragés, voire dépassés. Il est donc essentiel de mettre en place un processus d’adoption digitale adapté à vos besoins à la fois, en termes de ressources et d’organisation.
Une DAP comme K-NOW peut aider en fournissant un apprentissage en contexte et une assistance en temps réel, évaluant les besoins de l'utilisateur tout en maintenant la productivité.
8. Évaluez les performances
Évaluez régulièrement les performances du logiciel pour vous assurer qu'il répond aux besoins de l'entreprise et aux attentes des utilisateurs. Vos utilisateurs sont-ils à l’aise dans l’usage de vos applications, portails web, etc. ? Quelles sont les fonctionnalités réellement utilisées ? Quel est le palmarès des processus les plus utilisés et les moins empruntés ?
Notre Plateforme Analytics K-VALUE permet de mesurer en temps réel l’usage des applications et de restituer les indicateurs clés pour instruire les ROI attendus dans le cadre de votre projet. Il faut d’abord se connaître pour pouvoir anticiper et s’améliorer !
9. Connaître pour anticiper
L’implémentation d’un nouveau logiciel demande du temps et de la préparation. N’oubliez pas ; de votre planification dépendra la bonne préparation de vos équipes et l’intégration réussie de votre logiciel au sein de votre entreprise. Si vous voulez construire votre futur à partir de bases solides, accompagner vos collaborateurs au quotidien est LA clé ! Intégrez une formation continue à vos logiciels et développez une dextérité numérique qui facilitera l’intégration des prochains outils ou changements dans votre entreprise !