Réussir l’adoption d’une digital workplace

Réussir votre transition vers une « digital workplace » efficiente, performante, collaborative

La « digital workplace », ou « espace de travail numérique », est née du besoin d’unifier les technologies utilisées dans l’entreprise (e-mail, application RH, outil de visioconférence, etc.). La digitalisation des organisations, le télétravail, le partage des données… en ont fait un enjeu, sur fond d’efficacité et de collaboration. On parle d’expérience collaborateur.

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Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Une digital workplace est un écosystème de travail, qui a véritablement émergé suite aux récents bouleversements des codes du travail et de la nécessité de digitaliser les processus. Il s’agit d’unifier et de mutualiser l’ensemble des technologies numériques, pour créer un système cohérent et favoriser la collaboration digitale entre tous les salariés, où qu’ils se trouvent.

La digital workplace transforme l’expérience collaborateur en profondeur. Elle implique une restructuration des méthodes de travail et des outils pour satisfaire, notamment, les nouveaux modes de travail hybrides, qui appellent à plus de flexibilité.

Quelles sont les fonctionnalités d’une digital workplace ?

Au sein d’une organisation, la digital workplace doit permettre:

• Une interconnexion via des outils collaboratifs : en simplifiant les échanges quotidiens entre les acteurs, quelle que soit leur langue, leur localisation. Cela passe par des outils de communication en ligne, des solutions de visio, de chat, etc.
• Un stockage en ligne: accessible à toute l’entreprise, à tout moment, pour un accès à l’information facile et équitable.
• Des systèmes de gestion et partage de la connaissance : l’apprentissage en situation de travail « in the flow of work », pour une montée en compétences fluide et continue.
• Une culture d’entreprise comme moteur du sentiment d’appartenance : malgré la distance et les échanges digitaux, la création de lien et d’engagement.

Quels sont les enjeux d’une digital workplace ?

Un des défis majeurs de la digital workplace concerne le rapport à l’humain : la technologie doit servir l’homme, pas l’inverse. Les outils de cet écosystème numérique doivent être pensés par et pour les collaborateurs.

Ainsi, les avantages d’une digital workplace sont de :

• Permettre le travail à distance et favoriser l’accessibilité : plusieurs modèles de travail hybride émergent, avec des rythmes variés de présence au bureau et de télétravail. Ils évitent aux collaborateurs de perdre du temps dans les transports, et assurent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Assurer un réel avantage compétitif : en décentralisant la formation, elle valorise l’apprentissage collaboratif et le partage de connaissances grâce aux échanges entre pairs.
• Faire gagner en productivité : une approche holistique intègre les différents outils ensemble. On en tire les meilleures analyses, grâce à une gestion de projet plus fine, que de simples échanges d’e-mails.
• Faciliter les échanges asynchrones : l’écrit reste le meilleur moyen de communiquer, et donc de prendre du recul et de se concentrer. Comme le dit très bien Steve Glaveski dans la Harvard Business Review : « La communication asynchrone prédispose les individus à une meilleure prise de décision, car elle augmente le temps de réponse aux demandes. Lorsque vous êtes au téléphone ou en visio, vous devez prendre des décisions en temps réel, alors que si vous communiquez par e-mail, vous avez plus de temps pour réfléchir à votre réponse. »
• Améliorer l’expérience collaborateurs et favoriser le bien-être au travail : l’accès simplifié à des outils de travail bien paramétrés fournit la bonne information au bon moment.

Quel est le rôle de la formation pour adopter une digital workplace ?

Une fois la stratégie de digital workplace définie, le déploiement doit être détaillé à l’ensemble des collaborateurs. La formation est donc déterminante pour accompagner l’adoption d’une digital workplace. Elle assure de la visibilité, pour aborder le changement sereinement et communiquer sur le déroulement du projet, étape par étape.

Tout l’enjeu de cette formation à la digital workplace est de créer des parcours suffisamment complets, pour utiliser ces nouveaux espaces de travail. Cela implique d’avoir des socles communs et des modules spécifiques, pour expliquer le pourquoi, le comment, et faire monter rapidement en compétences.

C’est en fédérant les différentes parties prenantes autour de cette formation, que l’adoption de la digital workplace sera un succès. Grâce à une approche d’apprentissage collaboratif, la dimension humaine est mise sur le devant de la scène. Les apprenants, qui découvrent le fonctionnement de la digital workplace, peuvent s’engager dans la formation, en interagissant via des commentaires, en posant des questions aux auteurs des cours.

Aujourd’hui, la mise en place d’une digital workplace n’est plus une option pour l’entreprise. Plus que l’intégration d’outils collaboratifs, d’une messagerie instantanée, d’un intranet, d’espaces de stockage… c’est leur connexion entre eux, leur accessibilité partout et tout le temps, qui créent un environnement de travail efficient. Une digital workplace est un moyen au service de la performance de l’entreprise, mais également de la marque employeur, côté collaborateur et candidat, et de la préférence de marque, côté client.

Les Solutions Knowmore sont compatibles et complémentaires avec le LMS 360Learning et permettent d’accélérer et d’optimiser la réussite du déploiement d’une digital workplace.

A propos de 360Learning

360Learning aide les organisations à accélérer le partage de compétences pour le développement des talents, des clients et des partenaires. Avec le LMS (Learning Management System) pensé pour l’apprentissage collaboratif, les départements Formation répondent aux besoins de montée en compétences grâce au pouvoir de l’expertise interne, au lieu de formations descendantes. 360Learning propose une Suite de solutions pour intégrer et développer les nouveaux collaborateurs, former les équipes sur le terrain et aider clients et partenaires.

360Learning accompagne plus de 1 700 clients, avec plus de 400 salariés répartis entre la France, l’Europe et les Etats-Unis. Depuis 2013, 240 millions de dollars ont été levés.