Le marché mondial de la gestion des achats (appelé également “e-procurement”) a connu une nette accélération à la suite de la pandémie de COVID-19. Selon une étude publiée par The Insight Partners, durant la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont ressenti le besoin urgent de rationaliser leurs processus d’approvisionnement et ont engagé des actions pour mettre en place et déployer des Système d’Information Achat (ou SI Achat). Cette situation a contribué à la croissance du marché mondial, qui devrait atteindre une valeur de 4,74 milliards de dollars d’ici 2027, avec un taux de croissance annuel de 6,4%.
La pandémie a mis en évidence l’importance de disposer d’une chaîne d’approvisionnement résiliente et digitalisée. Découvrez les étapes à suivre pour bénéficier de tous les avantages du déploiement d’un SI Achat au sein de votre entreprise.
Un SI achat est un outil informatique qui collecte, en temps réel, l’ensemble des données liées aux achats au sein d’une entreprise. Il traite par exemple des informations concernant les fournisseurs, du statut des commandes, de leurs montants ou encore de l’état des stocks.
Ces données sont analysées par le logiciel afin de mettre en évidence les faits et les événements significatifs, de permettre la mise en place d’améliorations et de faciliter la prise de décisions. Alors que la transformation digitale s’impose comme un nouveau standard dans l’ensemble des secteurs, la sélection d’une SI Achat s’impose comme une étape clé dans ce processus de rationalisation et d’optimisation.
Le déploiement d’un système d’information Achats (SI Achats) offre de nombreux avantages à différents niveaux de l’entreprise :
Avant de sélectionner une solution, plusieurs actions doivent être mises en place, à commencer par une analyse des besoins fonctionnels. Identifiez et priorisez les points stratégiques de votre organisation : gestion des fournisseurs, des contrats, des stocks, des commandes… Pour cela, n’hésitez pas à impliquer les différentes parties prenantes depuis les responsables des achats jusqu’aux utilisateurs finaux, en passant par les équipes financières.
Pour compléter et confirmer les informations recueillies, il est recommandé d’analyser les données d’achats disponibles, tels que les rapports d’achats, les historiques de commandes et les analyses de dépenses, afin d’identifier les tendances, les schémas et les problèmes récurrents.
Il est également important de cartographier les processus d’achat actuels. Documentez chacune des étapes depuis la demande initiale jusqu’à la réception des biens ou des services.
Évaluez les freins et les inefficacités éventuelles. Intéressez-vous, par exemple, aux retards, aux erreurs les plus fréquemment commises par les différentes équipes, aux difficultés rencontrées… Sans omettre les contraintes réglementaires et RSE ou encore les tensions sur l’approvisionnement propres à votre secteur.
Enfin, n’hésitez pas à explorer les causes profondes des freins identifiés en cherchant les facteurs tels que des procédures mal définies, des lacunes dans la communication ou des pratiques incohérentes.
Faire le choix d’une solution SI Achat, c’est finalement… faire le choix d’un fournisseur et donc réaliser un sourcing. À cela s’ajoutent différents critères sur lesquels il convient d’être vigilant.
Il existe un grand nombre de solutions sur le marché, certaines sont plus populaires que d’autres. Néanmoins celle qui correspondra à votre entreprise sera celle qui répondra à vos besoins spécifiques et démontrera un alignement avec vos objectifs stratégiques. Vous pouvez par exemple opter pour :
Veillez à choisir une solution qui vous garantira un support et une maintenance en conformité avec le niveau d’exigence imposé par vos enjeux business. Évaluez, par exemple, leur disponibilité (en soirée ou pendant les week-ends et jours fériés si votre entreprise l’exige) et leur délai de réponse.
Assurez-vous que votre fournisseur pourra accompagner votre développement dans les mois et les années à venir. Par exemple, si votre entreprise prévoit un déploiement à l’international ou sur des marchés spécifiques et/ou réglementés.
Enfin, évidemment, considérez les tarifs de la solution. Ils fonctionnent, généralement, sur la base d’un abonnement à prix fixe et des coûts variables qui viennent s’y ajouter. N’omettez pas d’inclure les ressources mobilisées en interne, par exemple la mise à disposition d’un ou plusieurs membres de l’équipe technique pour la période de mise en place et le déploiement.
Pour le déploiement, il est conseillé de débuter par un POC (“Proof of Concept”) qui permettra d’éprouver le logiciel dans votre contexte spécifique.
La mise en place d’un programme d’onboarding pour les utilisateurs est également essentielle. Ce programme devrait comprendre des sessions de formation ciblées, la préparation de guides d’utilisation détaillés, et l’établissement d’un support technique réactif pour résoudre les éventuelles difficultés rencontrées par les utilisateurs.
En plus du programme initial, une formation continue peut être instaurée. Cette formation peut être menée lors de l’introduction de nouvelles fonctionnalités. Elle peut également aborder l’importance de la sécurité des données et le partage des meilleures pratiques dans l’utilisation de la solution SI Achats.
Le suivi régulier des performances et des KPI définis en amont du projet vous permettront de vous assurer de la réussite de son intégration. Leur sélection de ces indicateurs est évidemment, propre à chaque entreprise, néanmoins certains sont essentiels :
Pour établir une collaboration efficace avec les fournisseurs, il est essentiel de mettre en place des bonnes pratiques qui favorisent des relations solides et bénéfiques. Voici quelques conseils précis pour y parvenir :
Encouragez les fournisseurs à proposer des idées innovantes et à partager leurs connaissances. Cela peut se faire par le biais de sessions de brainstorming ou de collaborations plus étroites. Favoriser l’innovation contribue à améliorer les processus d’achat et à trouver des solutions plus efficaces.
La mise en place d’un SI Achat constitue, aujourd’hui, l’un des piliers d’une transformation digitale réussie. C’est également une manière efficace d’optimiser les différents processus du service Achat, de renforcer la synergie et la communication avec les fournisseurs, et d’obtenir des résultats tangibles, quantifiables et significatifs.
En exploitant les potentialités d’un SI Achat, les entreprises ont la possibilité d’accéder à une visibilité améliorée sur leur chaîne d’approvisionnement, d’une gestion affinée des commandes et d’une analyse minutieuse et précise des dépenses.
