La DAP dans les SIRH : enfin la (bonne) solution pour faire face à la surcharge d’informations ?

40%  des salariés français estiment que la multiplication des informations et des canaux de communication est une source de stress qui a un impact négatif sur leur bien-être mental. Centraliser et faciliter l’accès aux informations est donc un enjeu majeur tant pour l’organisation que pour les ressources humaines afin d’améliorer la performance et la qualité de vie au travail. Alors, comment la DAP (Plateforme d’Adoption Digitale), permet-elle de soulager les salariés ? Éclairage.

Dans les entreprises comme dans la société, la quantité de données et leurs canaux de diffusion connaissent une croissance exponentielle. Une étude de l’éditeur OpenText révèle ainsi que 57% des salariés utilisent quotidiennement plus de six comptes, ressources, outils et applications. En 2020, ils étaient seulement 24% à relever cette situation. Cette multiplication des outils numériques a évidemment un impact sur les individus. Alors, pour pallier cette surcharge d’informations, la DAP (Plateforme d’Adoption Digitale) pourrait bien être utilisée en complément de formations ou de documents sur les logiciels, voire dans certains cas pour les remplacer entièrement. On parle alors d’apprentissage à 100% par la pratique ou learning by doing.

Le premier chantier de la transformation digitale d’une entreprise est sans doute le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines). Et, dans ce domaine, il existe de nombreuses solutions telles qu’Oracle HCM, Workday, Sopra HR ou Talentsoft… Elles proposent toutes d’accompagner la digitalisation des Ressources Humaines. Mais encore faut-il, pour cela, que la solution soit adoptée par toutes les parties prenantes. Car mettre en place un bon SIRH et le faire rapidement adopter par tous les utilisateurs finaux sont deux choses différentes. Heureusement que, dans ce cas particulièrement stratégique pour les entreprises, celles-ci peuvent compter sur les DAP.

Former l’utilisateur pour mieux le soulager

La surcharge d’information peut avoir plusieurs origines : trop d’informations à traiter (24%), difficulté à se déconnecter (31%), présence constante des réseaux sociaux (14%), trop d’applications à utiliser chaque jour (25%) ou trop de mots de passe à retenir (25%). Avec le cloisonnement des informations, près de la moitié des employés passent en moyenne une heure ou plus par jour à chercher des fichiers ou des données nécessaires à leur travail sur les réseaux de l’entreprise. Les collaborateurs pointent également du doigt la dispersion des informations, 28% d’entre eux ne sachant pas où trouver les informations les plus récentes.

L’accessibilité des informations, notamment dans le SIRH, est donc essentielle, autant pour les collaborateurs que pour l’entreprise qui veut optimiser son fonctionnement et fidéliser ses talents. Une stratégie globale est ainsi nécessaire pour apporter une réponse cohérente et efficace à l’ensemble des enjeux. Au centre de cette stratégie se trouve la DAP, qui fait le lien entre tous les logiciels et toutes les applications utilisées par les collaborateurs. L’objectif est de guider l’utilisateur dans la prise en main de ses outils et de l’aider à en exploiter leur pleine capacité.

Ces plateformes garantissent donc un accès à la bonne information, au bon endroit et au bon moment. Et c’est justement ce qui la rend plus pertinente et facile à assimiler. Car les besoins de l’utilisateur sont comblés par un apprentissage simplifié et ludique. Chaque individu ne possédant pas les mêmes compétences pour comprendre un outil, en fonction de l’âge, de l’expérience ou du type de travail, les plateformes d’adoption digitale s’adaptent à chaque type de profil. De l’utilisateur nécessitant une assistance quasi complète à celui qui est déjà à l’aise et souhaite simplement apprendre quelques astuces supplémentaires, ils trouveront tous des contenus interactifs et stimulants qui favorisent l’apprentissage.

Faire circuler l’information pour optimiser ses process

Avant même le déploiement de la DAP, plusieurs mesures peuvent être mises en place en collaboration avec le service des ressources humaines et les managers pour faire circuler les informations essentielles afin d’optimiser les processus. Ces mesures auront aussi pour bénéfice de soulager les collaborateurs en leur fournissant un environnement de travail clair et accessible. La première étape est donc de réaliser un audit de l’ensemble des outils de communication et de collaboration, afin de supprimer toute redondance. L’entreprise pourra alors créer une plateforme interne regroupant toutes les informations utiles aux collaborateurs, accompagnée d’une assistance pour les aider à en tirer le meilleur.

Mais les plateformes d’adoption digitale vont au-delà. Elles offrent une solution pour accompagner les utilisateurs en temps réel et soulager les équipes support débordées. Car, selon Zendesk, les équipes support mettent en moyenne 24,2 heures à répondre aux tickets internes, ce qui peut décourager les utilisateurs dans leur utilisation des outils numériques. Grâce à la DAP, vos collaborateurs bénéficient d’un accompagnement personnalisé à chaque étape de leur parcours, depuis la création d’une demande de recrutement jusqu’à la demande de congés en passant par le compte rendu de l’entretien annuel. C’est toute l’utilisation du SIRH qui se retrouve ainsi fluidifiée, car les collaborateurs ont accès au contenu approprié au moment où ils en ont besoin pour travailler efficacement. L’accompagnement en temps réel permet ainsi à vos équipes de gagner en productivité et de réduire considérablement la charge de support. Finalement, pour éviter l’effet de surcharge, il suffit d’offrir à ses collaborateurs la bonne information, au bon moment. Et le meilleur moyen de dé-stresser vos collaborateurs et d’accroître leur engagement sur votre SIRH est sans aucun doute de passer par une plateforme d’adoption digitale, afin d’accompagner en douceur ce changement.