Mettre en place un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un challenge, sachant qu’une entreprise sur deux, seulement, y parvient. Au-delà, de la digitalisation de l’entité (maillage interne), souvent associée au déploiement de l’ERP, analysons les facteurs clés de succès pour adopter un PGI, notamment :
Au-delà de l’acronyme, un ERP regroupe différents modules, aux fonctionnalités diverses, reliés à une base de données unique, qu’ils soient : financier, comptable, achat, paie, stock, logistique, CRM, e-commerce…
L’ERP est à la fois :
Sa finalité est de centraliser et de structurer l’information dans l’entreprise, d’où l’importance de la base de données unique.
Il n’y a pas de bons ou de moins bons logiciels ERP, mais des solutions mieux adaptées à certains métiers, aux besoins de l’entreprise.
L’implication des utilisateurs dès le début du projet de la mise en place d’un ERP, est fondamentale. Ce sont eux qui vont contribuer à son adoption, et accélérer son déploiement… Ils sont la voix du terrain. Ils vont aider à déterminer les différents profils utilisateurs . En effet, le seul point de vue du management ne suffit pas. C’est ce profiling des utilisateurs, donc des différentes fonctions/populations, qui permet de déterminer l’arborescence de l’ERP (les briques), en réponse à des besoins réels.
« Un ERP ne s’impose pas ! Il se construit ensemble pour faire l’unanimité. »
Une fois l’ERP choisi, que ce soit un progiciel du marché ou un développement spécifique de modules sur-mesure, les deux priorités sont le plan de communication et la stratégie de formation.
L’élaboration d’un plan de communication, qu’il soit global (au niveau de l’entreprise) et/ou métier, découle de la définition des profils utilisateurs. Il tient compte, également, des impacts, des risques… L’idée étant de cadrer et de mobiliser pour embarquer. Et là, le management a un rôle à jouer !
Il s’agit de communiquer sur les raisons du changement ou le pourquoi de ce dernier. L’objectif est d’emmener, de faire adhérer et d’engager les collaborateurs. Pour cela, les enjeux et la finalité doivent être compris et acceptés.
Quant à la stratégie de formation, elle passe par l’élaboration d’un plan de montée en compétences, via des sessions en présentiel avec les « experts solutions » et des contenus de formation e-learning. L’objectif final est d’assurer l’autonomie des futurs utilisateurs . Elle se mesure par une bonne compréhension et application au quotidien des nouvelles règles métier.
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On ne peut pas mettre en place un ERP sans stratégie de déploiement. Pour la définir, rien ne vaut l’expérience terrain. Une fois encore, le bon échantillonnage d’une population pilote est essentiel pour tester la mise en place de l’ERP de manière optimale.
Une fois la stratégie cadrée et l’expérimentation par les utilisateurs tests menée à bien, la généralisation du déploiement de l’ERP est possible. Chaque nouvelle vague de déploiement va suivre les guidances du kit, tout en étant pilotées et enrichies des expériences « terrain » rencontrées.
L’adoption d’un PGI recouvre deux notions :
Ces indicateurs de prise en main et de bonnes pratiques sont à suivre dans un tableau de bord de conduite de l’adoption. Cela doit permettre de mesurer d’un point de vue qualitatif la qualité des données saisies et d’un point de vue quantitatif la fréquence d’utilisation de la solution.
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Pour assurer une mise en place optimale d’un ERP, il est indispensable d’intégrer un monitoring adapté à travers un ensemble d’indicateurs clés de performance (KPI). Ces derniers vont permettre aux project leaders une meilleure réactivité dans la mise en place d’actions correctives dans une démarche d’amélioration continue de l’adoption de l’ERP par les utilisateurs. Ces mesures correctives peuvent prendre la forme de formations additionnelles, de révision de processus, optimisation de la personnalisation d’un écran ou d’une communication ciblée.
Le suivi de KPI, via un dashboard dédié, permet de mesurer :
Notre solution K-VALUE cartographie les usages et donne aux équipes métier les clés pour engager les actions correctrices appropriées afin d’améliorer l’expérience utilisateur de votre ERP. Elles intègrent la formation, l’enrichissement des guidages, l’amélioration des paramétrages de l’application, la révision des processus métier…
L’adoption réussie d’un PGI se mesure par :
En clair, lorsque le nouvel ERP devient l’outil référence, l’entreprise peut considérer que l’adoption est réussie !
